Dzień pełen zadań, a wieczorem wrażenie, że nic konkretnego się nie wydarzyło. Znajomy scenariusz? Zwykle problemem nie jest brak czasu, tylko sposób, w jaki się go rozprasza.
Dziesięć nawyków warto sprawdzonych w praktyce
- Planowanie następnego dnia wieczorem, nie rano
- Jedna najważniejsza rzecz do zrobienia przed sprawdzeniem telefonu
- Wyłączenie powiadomień z aplikacji nieistotnych w pracy
- Grupowanie podobnych zadań w bloki czasowe
- Krótka przerwa co 60-90 minut, zamiast pracy bez przerwy
Planowanie wieczorem ma jedną przewagę nad planowaniem rano – mózg nie zaczyna dnia od decydowania, tylko od razu od działania.
Grupowanie podobnych zadań
Przełączanie się między zupełnie różnymi typami zadań – z pisania maila do rozmowy telefonicznej i z powrotem do arkusza kalkulacyjnego – kosztuje więcej czasu niż wydaje się na pierwszy rzut oka. Badania nad wielozadaniowością pokazują, że każde przełączenie kontekstu wymaga kilku minut na ponowne skupienie. Praktyczne techniki zarządzania czasem, dopasowane do różnych stylów pracy, są dostępne na https://100tka.net.pl/.
Powiadomienia – cichy złodziej czasu
| Źródło rozproszenia | Co pomaga |
|---|---|
| Powiadomienia z mediów społecznościowych | Wyłączenie na czas skupionej pracy |
| Wiadomości e-mail na bieżąco | Sprawdzanie w wyznaczonych porach, nie ciągle |
| Otwarte karty przeglądarki | Zamykanie niepotrzebnych, jedna karta na zadanie |
Samo wyłączenie powiadomień na dwie godziny dziennie, w czasie najważniejszych zadań, potrafi dać więcej realnie przepracowanego czasu niż jakakolwiek aplikacja do zarządzania zadaniami.
Reguła dwóch minut
Jeśli zadanie zajmie mniej niż dwie minuty, lepiej zrobić je od razu, niż zapisywać na listę do zrobienia później. Odkładanie drobnych spraw prowadzi do listy, która rośnie szybciej, niż da się ją realnie zrealizować.
Wieczorne podsumowanie dnia
Kilka minut na koniec dnia, żeby zapisać, co się udało, a co przesunąć na jutro, porządkuje głowę lepiej niż próba zapamiętania wszystkiego. To prosty nawyk, ale konsekwentnie stosowany realnie zmniejsza poczucie chaosu w kolejnych dniach.